Principais ferramentas para solução de problemas

Conheça as principais ferramentas para solução de problemas e técnicas para tomar decisões estratégicas

Todo mundo já passou por aquela situação em que surge um problema e, de repente, parece que um nó se forma na cabeça. “Como resolver isso da melhor forma possível?”

É aí que entram as ferramentas para solução de problemas. 

Elas ajudam a estruturar o pensamento, organizar ideias e encontrar a melhor saída para desafios do dia a dia, seja no trabalho, nos estudos ou na vida pessoal.

Aqui, você vai conhecer algumas das principais ferramentas de resolução de problemas, seus benefícios e como aplicá-las na prática.

O que são ferramentas de resolução de problemas?

Ferramentas de resolução de problemas são métodos e técnicas estruturadas que ajudam a identificar, analisar e solucionar desafios da melhor maneira possível. Mas, afinal, como elas funcionam?

Bom, cada uma delas terá uma técnica diferente. Mas, de modo geral, as ferramentas de solução vão oferecer um caminho lógico para entender a raiz de um problema. Assim, indivíduos e empresas podem tomar decisões mais embasadas.

Em vez de lidar com as dificuldades de maneira impulsiva ou subjetiva, essas ferramentas sugerem um processo organizado com a intenção de reduzir os erros. Dependendo do contexto, diferentes métodos podem ser aplicados, como análise de causa e efeito, brainstorming ou modelos estatísticos.

Por exemplo, imagine que uma empresa percebe uma queda na produtividade da equipe. Em vez de atribuir o problema à falta de motivação, é possível usar o Diagrama de Ishikawa para mapear todas as possíveis causas – como falhas nos processos, sobrecarga de trabalho ou falta de treinamento.

Já no caso de um profissional de marketing que deseja entender por que uma campanha não gerou bons resultados, ele pode aplicar a Análise de Pareto, que ajuda a identificar os 20% dos fatores que causam 80% dos problemas, permitindo um ajuste na estratégia.

Neste conteúdo, vamos detalhar 5 ferramentas para solução de problemas, veja:

• Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe ou Causa e Efeito)
• Porquês
• Diagrama de Pareto (Análise de Pareto)
• Análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças)
• Brainstorming

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Benefícios das ferramentas de solução de problemas

Utilizar uma abordagem estruturada para resolver problemas traz uma série de vantagens, como:

• Maior clareza na identificação do problema: em muitos casos, o real problema não é aquele que aparece primeiro, e as ferramentas ajudam a entender as causas mais profundas;
• Tomada de decisões mais satisfatórias: seguir um método organizado permite avaliar diferentes opções e escolher a melhor solução, sem agir por impulsividade;
• Redução de erros e retrabalho: quando um problema é resolvido de forma estruturada, as chances de ele se repetir diminuem;
• Melhoria no trabalho em equipe: métodos como brainstorming incentivam a colaboração e permitem que diferentes perspectivas sejam consideradas;
• Aumento da produtividade: ao evitar desperdício de tempo com tentativas e erros, os resultados são alcançados de forma mais rápida.

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Principais ferramentas de resolução de problemas

Agora que você já entende a importância de aplicar métodos para a solução de problemas, vamos detalhar as principais ferramentas disponíveis:

Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Espinha de Peixe, é uma ferramenta visual que ajuda a identificar as causas de um problema. Ele organiza as possíveis origens do problema em categorias, como:

• Máquinas: erros causados por equipamentos ou ferramentas.
• Métodos: problemas decorrentes de processos ineficazes.
• Mão de obra: falhas humanas ou falta de treinamento.
• Materiais: qualidade inadequada de insumos.
• Meio ambiente: fatores externos que influenciam o problema.

Por exemplo, imagine que uma fábrica tem altos índices de produtos defeituosos. Usando o Diagrama de Ishikawa, a equipe pode mapear as possíveis causas e encontrar a raiz do problema, como um erro na calibração de máquinas ou uma falha no treinamento dos funcionários.

Porquês

É uma estratégia simples, mas funciona bem! Essa técnica consiste em perguntar “por quê?” sucessivamente até chegar à causa do problema. Normalmente, cinco perguntas são suficientes, mas esse número pode variar.

Veja:

• Por que o cliente reclamou do atendimento? → Porque demorou muito para ser atendido.
• Por que demorou para ser atendido? → Porque havia poucos funcionários disponíveis.
• Por que havia poucos funcionários? → Porque houve uma falha na escala de turnos.
• Por que houve falha na escala? → Porque o software de agendamento não foi atualizado.
• Por que o software não foi atualizado? → Porque ninguém foi designado para essa tarefa.

Nesse exemplo, fica claro que o problema real não é a demora no atendimento, mas a falta de atualização do sistema de escalas.

Diagrama de Pareto

O princípio de Pareto, ou regra 80/20, afirma que 80% dos problemas, geralmente, vêm de 20% das causas. O Diagrama de Pareto ajuda a visualizar quais fatores têm maior impacto a fim de priorizar as soluções.

Imagine uma loja que recebe muitas reclamações dos clientes. Após analisar os dados, percebe-se que 80% das queixas estão concentradas em apenas dois problemas: atrasos na entrega e dificuldades no pagamento. Com essa informação, a empresa pode focar na resolução dessas duas questões para obter um impacto positivo.

Análise SWOT

A matriz SWOT é uma das ferramentas de solução mais populares para a tomada de decisão estratégica. Ela se divide em quatro quadrantes:

• Forças (Strengths): pontos positivos internos da empresa ou do projeto.
• Fraquezas (Weaknesses): aspectos internos que precisam ser melhorados.
• Oportunidades (Opportunities): fatores externos que podem ser aproveitados.
• Ameaças (Threats): riscos que podem comprometer os resultados.

Por exemplo, uma empresa produtora no setor do mercado audiovisual pode usar a Análise SWOT para crescer no mercado. Suas forças incluem equipamentos de alta qualidade e uma equipe experiente. No entanto, a pouca presença digital é uma fraqueza.

O aumento do consumo de vídeos on-line representa uma oportunidade, enquanto a concorrência crescente é uma ameaça. Com essa análise, a produtora pode chegar a conclusão que precisa investir em marketing digital para atrair mais clientes e diversificar seus serviços.

Brainstorming

O brainstorming é uma técnica criativa que incentiva a geração de ideias em grupo. O objetivo é criar um ambiente livre de julgamentos onde todas as sugestões são bem-vindas.

Para funcionar bem, o brainstorming deve seguir algumas regras:

• Quantidade antes da qualidade: no início, quanto mais ideias, melhor;
• Sem censura: mesmo ideias aparentemente absurdas podem levar a soluções inovadoras;
• Construção coletiva: uma ideia pode ser aprimorada com a contribuição dos outros.

Suponha que uma agência de marketing precise criar uma campanha para um novo produto. Em uma sessão de brainstorming, surgem ideias inusitadas, que depois são refinadas até chegar à campanha final.

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